楽楽勤怠

会社組織において、勤怠管理は法的な責務です。

多くの企業ではタイムカードで管理されていますが、打刻漏れや不正打刻などの問題や業務上の負担を抱えている様です。

その解決方法としては勤怠管理のシステム化があり、導入する企業も増加傾向にありますが、本当に効果があるのか、どういうシステムを導入するべきか分からないなど、導入を躊躇されている事も少なくありません。

ここでは、勤怠管理システムを導入するメリット・デメリットを解説していきます。

まずは、従来のタイムカードによる勤怠管理で発生している問題点を考えてみましょう。

打刻漏れ

タイムカードの打刻は習慣化しますが、それでも出勤時、退勤時に打刻を忘れてしまう事があります。

打刻忘れに気が付くのが遅れると、確認の手間が掛かる上、最終的に正しい時間が把握できないまま、見込みで処理せざるを得ない場合も発生してしまいます。
不正打刻

私的な理由で遅刻や早退した場合に、出退勤時間をごまかす為に不正な打刻が行われる事があります。

また、在宅や直行での業務の場合では、正しく業務に取り掛かっているかの確認がとれません。
業務負担

タイムカードでの勤怠管理では、担当者が手作業で計算を行う必要があり、非常に重い業務負担となります。

また、手作業である為に入力ミス、計算ミスなどを誘発し、誤支給による信頼関係の毀損にも繋がります。

次に、勤怠管理システムを導入した場合に、どの様なメリットがあるかを見ていきます。

打刻漏れ防止

勤怠管理システムには、打刻漏れアラートを通知する機能を持つものがあります。

従業員の休日管理と併用し、出勤日に定刻までに出勤登録がされない場合、スマートフォンに通知を行う事で、速やかに打刻漏れを修正させる事ができます。

定刻〇分前に事前アラートを通知するなどの機能を持たせる事も可能です。
不正打刻の防止

ICカードや、顔認証を利用した打刻を行う勤怠管理システムもあります。こうした機能を利用すれば、本人以外による代理打刻は防止可能です。

また、打刻時の位置情報を取得する仕組みもあり、在宅や外出時の打刻位置の特定が可能となります。
正確で高速な集計

勤怠管理システムは、労働時間の計算を自動で処理する事ができます。

取得した打刻情報から算出しますので、計算上の誤りが発生する事もないため、業務上の負担は大きく軽減されます。

非常に便利な勤怠管理システムですが、導入にはデメリットもあります。

導入・運用コスト

導入する勤怠管理システムによって異なりますが、事前設定の為の初期費用および月々の運用コストが必要となります。

タイムカードでの運用の場合はカード自体の費用だけでしたので、運用コストはかなり割高となります。
導入前後の労力

勤怠管理システムには様々な仕組みがあります。

自社のルールなどを考慮して最適な仕組みを導入する必要があり、様々な情報を理解して選別する労力をかける事となります。

導入後も、従業員へ使用方法などを周知する必要があります。
自由度の軽減

勤怠管理システムは、操作が規格化されている為、イレギュラーな処理は行う事ができません。

タイムカードならできていたイレギュラー処理に対応できなくなる事で、運用上支障がでる事もあります。

ここまで、タイムカードの問題点、勤怠管理システムのメリット・デメリットについて説明してきました。

貴社にとって、勤怠管理システムは導入する価値がありましたか？

もし導入にお悩みでしたら、ぜひ当社に一度お問い合わせください。

選任のスタッフがヒアリングの上、貴社に最適な勤怠管理方法をご提案させて頂きます。

勤怠管理システム化の是非
メリット・デメリットを解説